各種機構正在越來越少的使用紙張，從而引起了的指數級增長，尤其是對于大量的醫療保健機構而言。處理和存儲信息化尤為重要。
數字化處理和存儲那些用紙記錄了數十年的信息成為了一項艱巨的挑戰，是處在快速發展中的一個最為棘手的技術項目，尤其是對于大量的醫療保健機構而言。“所有的數據正在出現爆炸。”利物浦女子醫院的IT主管ZafarChaudry博士如此表示，“各種機構正在越來越少的使用紙張，從而引起了電子數據的指數級增長。”
在大洋彼岸同樣出現了這樣的問題，位于美國特克薩斯州Amaillo的浸禮會健康機構的基礎設施服務部門精力JohnMcKissack表示他也遇到了同樣的情況。
“我們有文件的記錄可以追溯到三十年前，但是我們必須存儲--這是一個艱巨的任務，看著我們成千上萬的檔案，我就在想：“我從哪里開始呢?”“而在利物浦女子醫院，同樣的數字化存儲意味著將要解決存放在非現場設施內的超過二十五萬個文件記載。
“我們的計劃是使用一種“隨需掃描”服務。”Chaudry表示，截止到目前為止，該醫院為每個紙質記錄花費80美元以運送到其位于利物浦市區的儲存站點，
并將建立的備份送到相應的儲存地點。
利物浦女子醫院前不久與英國專業的存儲管理公司SquirrleStorage公司簽訂了一項協議，以建立個人記錄掃描服務，Chaudry希望這能夠借此刺激病人的個人護理服務，并簡化其記錄制度。
“通過這項服務我們將能夠在兩個小時內掃描記錄并提交給醫生，按需掃描服務將會創建PDF文檔，并快速搜索關鍵字，比如說病人的姓名和具體的醫療條件。”
“我們的每個記錄平均35頁，而每數字化一個記錄將僅僅花費大約4。6美元。”他補充到。
雖然目前該醫院仍然執行著按需掃描的策略，但是其已經建成了其背后的存儲設施，以應付大量涌入的新的數字化記錄。
“三年前我們僅僅有500GB的數字信息，而現在我們有大約30TB的數據。”Chaudry表示說，現在IT架構內包括戴爾的服務器、VMware的虛擬化軟件、兩個基于EMCCLARiiON的SAN，最近還部署了EMC的Centera設備。
Chaudry進一步解釋說，”我們現在使用5T做磁盤到磁盤的備份，5T做臨床和非臨床的應用”，”我們還新部署了20T的容量，因為我們將要進行數字化，這20T很快就會被用光”。
這家醫院已經擁有一套MediTech的記錄系統來記錄其最新產生的數據。現在他正在尋找新的內容管理系統。
“一旦我們將原來的紙質信息數字化以后，接下來面臨的最大問題就是：用什么工具或內容管理系統來管理如此繁雜的數據”，Chaudry表示，他曾關注過EMC的Documentum。 Chaudry補充說，“IBM和EMC的高端內容管理系統都很昂貴”，“有一家新的公司Alfresco，他們的內容管理系統是免費開源的，所以我們想看看他們的東西”。
盡管McKissack感覺實現無紙醫療是不可能的，不過像Liverpool女子醫院，BaptistSt。Anthony's衛生機構都在采用第三方的服務----Xerox全球服務，將其紙質文檔轉換成電子數據。
“電子醫療記錄并不是最終目標”，他說，“隨著電子醫療記錄的發展，紙張生產將會上漲212%，不再像原來大家看一張紙質圖表，現在我們使用，各個部門都可以打印”
McKissack和他的英國同行一樣，也不愿意數字化所有文件記錄。“這需要太多的全職雇員和大量設備將數據掃描進去，然后將它們妥善保存----這并不能夠節約成本”，“而傳統的保存方式會更具成本效益”
美國的快樂官司(lawsuit-happy)文化讓人們不得不時刻提高警惕，對于McKissack記錄管理策略推進方面也起到重要推動作用。
“在很多情況下，我們一旦覺得一份文件沒有用的時候，我們就銷毀它”，他表示，“我們生活在一個好爭論的社會里，我們的任何東西都是非常重要的，一旦銷毀，無異于把自己置于有可能面臨法律訴訟的危險境地”。
很明顯，相對于硬拷貝(資料經由打印機輸出至紙上)的表格和圖片來說，電子記錄盡管便于快速存取，但也帶來了其他挑戰，用戶需要仔細斟酌。
“數字化需要周密的計劃和極大的吞吐量”，NDMA(NationalDigitalMedicalArchive)的總裁DerekDanois表示，該公司為美國50多家醫院存儲了1億多張圖片。
“他們要考慮清楚，他們要做的是什么類型的數字化”，他解釋道，公司一定要仔細權衡建立自動搜索系統能帶來的益處和需要付出的代價，把現有的紙質記錄掃描成PDF文件相對來說更容易一些。
